Herramientas Tecnológicas Para La Gestión De Proyectos

Introducción

Las herramientas de gestión de proyectos se han convertido en aliadas imprescindibles para las personas y equipos que buscan llevar sus ideas a buen puerto de manera organizada y eficiente. En un mundo donde el tiempo y los recursos son limitados, estas herramientas nos ofrecen un espacio para planificar, priorizar y coordinar tareas con claridad. No se trata solo de listas de pendientes o cronogramas, sino de facilitar la comunicación, reducir la incertidumbre y garantizar que todos los involucrados trabajen hacia un objetivo común.

Tipos y características

Existen 2 tipos de herramientas, en ellas podemos encontrar las que son por parte Gratuitas y las que son por parte de Pago:

Herramientas Gratuitas.

1. Asana

Asana es una de las herramientas para la gestión de proyectos más populares, debido a su interfaz organizada y fácil de usar, con esta herramienta digital se pueden crear tableros para visualizar en qué etapa se encuentra el proyecto y para dar seguimiento a tareas terminadas.

Características

Las características más destacadas de Asana son la posibilidad de establecer controles de seguridad específicos, tiene una gran diversidad de integraciones que permiten hacer los procesos mucho más eficientes y permite compartir la misma información de forma privada y segura con todos los miembros de un equipo.

2. Trello

Trello funciona mediante el uso de tableros donde se almacenan las tareas del proyecto y en donde se puede hacer uso de etiquetas para facilitar el seguimiento y control del proceso.

Características

Las características más destacadas de Trello son que se trabaja mediante etapas de flujo de trabajo hasta que se termina el proyecto. Es muy fácil de usar y es ideal para reflejar el proceso real del proyecto.

3. Microsoft To Do

Es ideal para apuntar todas las tareas que tienes pendiente para los próximos días. Una especie de agenda online que te permite tener presente tus obligaciones y proyectos laborales. Permite establecer subtareas, a las que llama pasos, para conseguir el objetivo final.

Características.

Te permite crear listas, organizar pendientes, y establecer recordatorios para que no olvides nada importante. Su integración con otras aplicaciones de Microsoft como Outlook, hace que sea fácil sincronizar todo en un solo lugar. Además, es ligera, intuitiva y gratuita, perfecta para mantener el control de tus prioridades sin complicaciones.

4. Toggl Plan.

Permite automatizar los procesos de delegación de tareas, ofreciendo en una vista rápida qué proyectos se han completado y cuáles no.

Características.

Su diseño intuitivo basado en cronogramas y tableros hace que sea fácil coordinar equipos y seguir el progreso. Es ideal para quienes buscan claridad en los plazos sin sentirse abrumados por demasiadas funciones. Además, fomenta la colaboración al permitir que todos vean y ajusten planes en tiempo real.

5.Wrike

es una herramienta diseñada para ayudar a equipos a organizarse, colaborar y alcanzar sus objetivos de manera eficiente. Ofrece un espacio centralizado donde puedes planificar tareas, asignarlas, y seguir su progreso en tiempo real.

Características.

Su flexibilidad permite trabajar con diferentes flujos de trabajo, como tableros Kanban o diagramas de Gantt. Además, facilita la comunicación con funciones de comentarios, aprobaciones y uso compartido de archivos. también incluye reportes personalizados e integraciones con herramientas populares, lo que lo convierte en una solución completa para equipos que buscan más organización y claridad en sus proyectos.

Herramientas de Pago

1. Smartsheet

Es Ideal para los que prefieran trabajar con hojas de cálculo. Se trata de una versión más avanzada de una hoja de cálculo tradicional en la que hay más funciones. Esta herramienta se distingue por ser más intuitiva, dinámica y por brindar opciones para organizar los proyectos mediante la planificación y administración de tareas específicas.

Características.

Smartsheet nos permite agilizar y automatizar los flujos de trabajo e integrar diferentes soluciones tecnológicas para una mejor gestión.

2. Clickup

Clickup es una opción muy popular entre las Startups, es decir, para las empresas emergentes con recursos limitados y poco personal. Se distingue de otras herramientas por su interfaz intuitiva y colorida, así como por su variedad de funciones convenientes para tareas de marketing, ventas, diseño y desarrollo.

Características

Las características más interesantes que tiene Clickup es que están su capacidad de organizar los proyectos por prioridad, permite establecer objetivos y asignar recordatorios, para que los equipos los tengan presentes, por último, cuenta con un filtro que permite buscar, ordenar y personalizar opciones para la administración de tareas específicas.

3. Monday

Esta herramienta fue diseñada específicamente para ayudar a las pequeñas empresas, que van comenzando a implementar herramientas digitales para la gestión de proyectos. Se trata de un software con una amplia gama de aplicaciones, que ayudan a acelerar el trabajo y a fomentar el trabajo colaborativo.

Características.

Entre sus principales características es que contiene procesos de automatización que ayudan a evitar errores, además, incluye un sistema donde es posible visualizar los datos de una forma fácil de procesar y entender.

4. Jira

es una herramienta diseñada para ayudar a los equipos, especialmente en el desarrollo de software, a planificar, organizar y seguir el progreso de sus proyectos. Es conocida por ser flexible y adaptable a diferentes metodologías, como Scrum o Kanban.

Características.

Permite dividir grandes proyectos en tareas manejables, asignarlas a personas específicas y rastrear su avance. Además, ofrece tableros visuales, reportes detallados y opciones de personalización que facilitan la colaboración y la toma de decisiones basadas en datos.

5. Zoho Projects

es una herramienta de gestión de proyectos diseñada para simplificar la organización y el seguimiento del trabajo en equipo. Te permite planificar tareas, establecer plazos y colaborar de manera eficiente en un espacio centralizado.

Características.

Su interfaz es intuitiva y cuenta con funciones como diagramas de Gantt, seguimiento de tiempo y reportes detallados para mantener todo bajo control. Además, se integra fácilmente con otras aplicaciones de Zoho y herramientas populares, lo que lo hace muy versátil para equipos de cualquier tamaño.

Requisitos de uso - Funciones - Alcance - Impacto - Conveniencia para los diferentes tipos de proyectos en el área de tecnología de las herramientas de gestión de proyecto.

Por parte de las herramientas gratuitas:

Asana

Requisitos de uso: Usa conexión a Internet y a un navegador web o la app móvil.

Funciones: Permite crear tareas, subtareas, establecer fechas de vencimiento, asignar responsables, y colaborar mediante comentarios.

Alcance: Ideal para equipos pequeños a medianos, es adecuado tanto para proyectos personales como para empresariales.

Impacto: Mejora la organización del trabajo y la colaboración, reduciendo la confusión y ayudando a que las tareas se completen a tiempo.

Conveniencia para proyectos tecnológicos: Es útil en proyectos tecnológicos que no requieren una gestión de flujo de trabajo demasiado compleja. Su interfaz es fácil de usar, lo que la hace buena para equipos más pequeños o proyectos menos técnicos.

Trello

Requisitos de uso: Se utiliza en línea, por lo que necesitas un dispositivo con acceso a Internet y un navegador web o la app móvil.

Funciones: Tableros visuales, listas y tarjetas para organizar tareas. Permite adjuntar archivos, crear etiquetas y establecer fechas de vencimiento.

Alcance: Funciona bien para equipos pequeños o proyectos personales. Su simplicidad la hace adecuada para una variedad de proyectos.

Impacto: Ayuda a visualizar el flujo de trabajo y el progreso de las tareas, lo que mejora la eficiencia.

Conveniencia para proyectos tecnológicos: Es muy conveniente para proyectos tecnológicos pequeños o medianos, donde se puede gestionar visualmente el avance de tareas, pero no es ideal para proyectos complejos con muchos detalles técnicos.

Microsoft To Do

Requisitos de uso: Se necesita acceso a una cuenta de Microsoft, dispositivo y conexión a Internet.

Funciones: Crea listas de tareas, recordatorios, subtareas y sincronización con Outlook.

Alcance: Es adecuado para proyectos personales o tareas diarias, y también puede ser útil para equipos pequeños.

Impacto: Mejora la productividad personal y la organización diaria.

Conveniencia para proyectos tecnológicos: Es más conveniente para tareas simples o personales dentro de proyectos tecnológicos, no es adecuada para gestionar proyectos más complejos.

Toggl Plan

Requisitos de uso: Se requiere de conexión a Internet y acceso desde un navegador o app móvil.

Funciones: Gestión de tareas y proyectos, vistas de cronograma, delegación de tareas y colaboración en tiempo real.

Alcance: Ideal para equipos pequeños a medianos, proporciona claridad en los plazos y en el avance de los proyectos.

Impacto: Aumenta la transparencia y reduce la carga cognitiva al mostrar el progreso de manera visual.

Conveniencia para proyectos tecnológicos: Es adecuado para proyectos tecnológicos que requieren una visualización clara de los plazos y la asignación de tareas, pero no es tan robusto para equipos grandes o proyectos altamente complejos.

Wrike

Requisitos de uso: Necesita acceso a Internet y se puede usar desde navegadores web, con app para dispositivos móviles.

Funciones: Gestión de tareas, diagramas de Gantt, colaboración, reportes personalizados y seguimiento de tiempo.

Alcance: Es perfecta para equipos medianos a grandes, especialmente aquellos que manejan proyectos complejos.

Impacto: nos ayuda a mantener todo organizado, colaborando de manera eficiente y asegurando el cumplimiento de plazos.

Conveniencia para proyectos tecnológicos: Es muy útil para proyectos tecnológicos, especialmente aquellos que requieren una gestión detallada y una colaboración fluida entre varios departamentos.

Por parte de las herramientas de Pago:

Smartsheet

Requisitos de uso: Se necesita conexión a Internet y un navegador web, además de tener una cuenta de usuario.

Funciones: Funciona como una hoja de cálculo avanzada con opciones de gestión de proyectos como diagramas de Gantt, automatización de flujos de trabajo y reportes.

Alcance: Es útil para empresas que manejan proyectos más complejos y grandes.

Impacto: Facilita la automatización de tareas y el seguimiento de proyectos, lo que mejora la eficiencia.

Conveniencia para proyectos tecnológicos: Es especialmente adecuada para proyectos tecnológicos que requieren análisis de datos, programación de tareas y gestión de recursos.

ClickUp

Requisitos de uso: Requiere acceso a Internet y es accesible desde navegadores y apps móviles.

Funciones: Gestión de tareas, automatización de flujos de trabajo, establecimiento de prioridades, y personalización de vistas y notificaciones.

Alcance: Ideal para startups o empresas de tamaño mediano que necesitan una herramienta flexible y accesible.

Impacto: Este mejora la organización y la eficiencia al permitir personalizar la forma de gestionar proyectos según las necesidades del equipo.

Conveniencia para proyectos tecnológicos: Es muy útil para equipos que necesitan gestionar proyectos de desarrollo con muchas tareas repetitivas y plazos ajustados, pero no tan adecuada para proyectos extremadamente complejos.

Monday

Requisitos de uso: Funciona en línea, por lo que solo se necesita una cuenta, un navegador y conexión a Internet.

Funciones: Este ofrece tableros, automatizaciones, cronogramas y visualización de datos.

Alcance: Ideal para equipos pequeños a medianos que necesitan una herramienta visual y fácil de usar para gestionar proyectos.

Impacto: Este facilita la organización y coordinación del equipo, mejorando la colaboración y el cumplimiento de plazos.

Conveniencia para proyectos tecnológicos: Es conveniente para proyectos de tecnología que no son demasiado técnicos, pero aun así requieren coordinación de equipo y tareas.

Jira

Requisitos de uso: Necesita conexión a Internet y es accesible a través de navegador o app móvil.

Funciones: Se encarga de gestionar los proyectos ágiles, como Scrum y Kanban, división de tareas, asignación de responsabilidades, y generación de reportes.

Alcance: Es ideal para equipos de desarrollo de software y empresas grandes que requieren una herramienta robusta para proyectos complejos.

Impacto: Aumenta la eficiencia y permite una colaboración ágil en equipos técnicos, ayudando a gestionar proyectos con múltiples etapas y ciclos.

Conveniencia para proyectos tecnológicos: Es la opción más conveniente para proyectos tecnológicos, especialmente en el desarrollo de software y equipos que siguen metodologías ágiles.

Zoho Projects

Requisitos de uso: Este requiere acceso a Internet y una cuenta en Zoho.

Funciones: Diagramas de Gantt, seguimiento de tiempo, colaboración en equipo, y reportes personalizados.

Alcance: Es bueno para equipos de todos los tamaños que necesitan una solución completa de gestión de proyectos.

Impacto: Ayuda a mantener el control de los proyectos al ofrecer visibilidad y seguimiento detallado.

Conveniencia para proyectos tecnológicos: Es muy buena para equipos de tecnología que necesitan gestionar tareas y plazos, con un enfoque en la simplicidad y la colaboración.

-Gratuitas:

• Asana: debido a que es una de las herramientas más populares y fácil de usar. Se destaca por permitir un excelente manejo en la gestión de proyectos, además, aunque se necesita una conexión a internet tiene la ventaja de un navegador web y su propia app móvil. Es ideal para trabajos y equipos pequeños o proyectos con áreas de trabajo menos complejas.

• Trello: al igual que Asana, Trello funciona con tableros que permiten mantener una visión de cómo está marchando el proyecto, lo que facilita su seguimiento y control. También su uso es en línea o su app, por lo que se requiere el uso de internet. Se acomoda a equipos pequeños o proyectos personales o medianos donde se consigue una administración visual del proyecto.

• Microsoft To Do: aquí tenemos una lista de cosas que hacer. Esta herramienta ofrece una especie de agenda online para tener presente tus obligaciones y proyectos, manteniendo un orden a seguir para alcanzar los objetivos finales. Esta herramienta es perfecta para mantener un control de tus prioridades y realizar recordatorios sobre asuntos importantes; y también Microsoft ofrece otras aplicaciones como Outlook, que simplifica y sincroniza todo en un solo lugar. Para utilizar esta herramienta es necesario una cuenta Microsoft, un dispositivo y conexión a internet y es ideal en proyectos personales y para realizar tareas diarias.

• Toggl Plan: esta permite llevar una visión estructurada sobre las partes del proyecto que se van completando y aquellas que no. Su interfaz es intuitiva y fácil de usar ya que se compone de cronogramas y tableros que simplifican su uso. Además, permite realizar ajustes en tiempo real y todos pueden ver dichos ajustes. Se puede encontrar en su app móvil y también en la web. Gracias a su claridad es ideal en equipos pequeños o medianos y también evita la aglomeración de procesos, aumenta la transparencia y reduce la carga de trabajo debido a su estructura visual.

• Wrike: esta herramienta esta enfocada directamente en ayudar a equipos a gestionar los procesos del proyecto de manera eficaz. Es una de las herramientas más completas que permite planificar tareas, asignarlas y seguir su proceso en tiempo real. Es flexible gracias a la variedad de herramientas que provee y facilita la comunicación ya que permite la función de agregar comentarios, aprobaciones y uso compartido de archivos, también, incluyes la opción de agregar reportes, creando una solución completa para el equipo. Está en la web, así como en su propia app móvil. Es esencial para equipos modernos y grandes, ya que ofrece variedad de herramientas para realizar tareas y procesos más complejos. Ayuda a mantener una organización, colaboración y cumplimientos de plazos.

De Pago:

• Smartsheet: Es una herramienta más intuitiva y dinámica que se basa en hojas de cálculo, aunque un poco más sofisticadas. Brinda opciones para planificar proyectos y administrar tareas específicas. Integra diferentes opciones tecnológicas para una mejor gestión. Ya que es una herramienta de pago es necesario una cuenta de usuario, pero se puede usar también en la web. Es ideal par empresas que manejan proyectos más grandes y complejos. Mejora la eficiencia a través de la automatización de tareas y el control del proyecto. Es adecuada en proyectos tecnológicos que requieren análisis de datos, programación de tareas y gestión de recursos.

• clickUp: Encaja perfectamente en empresas que están dando sus primeros pasos o están emergiendo en el mercado y cuentan con poco personal. Se destaca por su interfaz intuitiva y colorida, además de ser variada en funciones como marketing, diseño, ventas y desarrollo. Es ideal para organizar proyectos por prioridades, además de establecer objetivos y recordatorios. Además, ofrece una búsqueda, ordenada y personalizada para la administración de tareas. Aumenta la organización y eficiencia ya que se adapta a las necesidades del equipo y es útil para equipos que deben gestionar tareas repetitivas y con plazos ajustados.

• Monday: es un software con una amplia gama de aplicaciones que ayudan a acelerar y fomentar el trabajo colaborativo. Es adecuada para ayudar a empresas pequeñas que están comenzando, implementado herramientas digitales para la gestión de proyectos. Contiene procesos de automatización que ayudan a evitar errores y un sistema que permite visualizar los datos en una forma fácil y simple de comprender. La podemos encontrar en línea por lo que se requiere de una cuenta y navegador para acceder a ella. Es ideal en equipos pequeños o medianos por su fácil uso y visión para gestionar proyectos, además facilita la organización y trabajo en equipo.

• Jira: Esta herramienta está centrada en equipos para manejar desarrollo de software, lo que es ideal en nuestra área. Ayuda a planificar, organizar y mantener un control general del proyecto. Es efectiva por su flexibilidad y adaptabilidad en diferentes metodologías. Permite fragmentar grandes proyectos en tareas más simples y personalizadas, además de rastrear su avance. Es accesible a través de un navegador o su app móvil. Se enfoca en gestionar proyectos de forma ágil y es ideal para empresas grandes de desarrollo de software que requieren de una herramienta robusta para proyectos complejos y específicos del área.

• Zoho Projects: Es una estructura de simplifica la organización y trabajo en equipo, debido a que permite planificar tareas, establecer plazos y colaborar de manera eficiente en un entorno centralizado. Su interfaz en intuitiva y cuenta con varias funciones que facilitan el control del proyecto. Es muy versátil, ya que es capaz de integrarse con otras herramientas e Zoho y otras aplicaciones populares. Requiere de una cuenta en Zoho y acceso a internet. Es aplicable para equipos de todos los tamaños que requieren de una solución completa de la gestión del proyecto. Es buena en equipos que necesitan gestionar tareas y plazos definidos, con un amplio enfoque en la simplicidad y colaboración.

Características principales Facilidad de uso Colaboración Seguridad Integraciones Tipo de tareas/gestión

-Establecer controles de seguridad específicos.

- Diversidad de integraciones.

- Compartir información de forma privada y segura. Interfaz organizada y fácil de usar. Colaboración fluida entre miembros del equipo. Controles de seguridad avanzados.

Amplias integraciones con aplicaciones populares. Gestión de proyectos con tableros y seguimiento de tareas.

- Tableros para almacenar tareas.

- Uso de etiquetas para facilitar el seguimiento.

- Flujo de trabajo visual. Muy fácil de usar y visualizar el progreso. Permite trabajo colaborativo con visibilidad del estado de las tareas. Seguridad estándar. Integraciones con aplicaciones básicas y de productividad. Gestión de proyectos con flujo de trabajo visual.

- Crear listas de tareas y subtareas (pasos).

- Recordatorios para no olvidar nada.

- Sincronización con Outlook. Ligera e intuitiva. Permite compartir tareas, pero con menos enfoque en colaboración activa. Seguridad basada en la infraestructura de Microsoft. Integración directa con Outlook y otras aplicaciones de Microsoft. Gestión personal de tareas y prioridades.

-Automatización en la delegación de tareas.

- Cronogramas y tableros visuales.

- Visibilidad rápida del estado de los proyectos. Diseño intuitivo y fácil de coordinar equipos. Fomenta la colaboración con planes visibles en tiempo real.

Seguridad básica, adecuado para equipos pequeños. Algunas integraciones con herramientas de productividad. Gestión de proyectos con enfoque en cronogramas y delegación.

- Flexibilidad en flujos de trabajo (Kanban, Gantt).

- Comunicación mediante comentarios y aprobaciones.

- Reportes personalizados. Flexible, pero puede requerir algo de aprendizaje. Comunicación fluida con comentarios y aprobaciones de tareas. Seguridad robusta para equipos grandes. Integraciones con herramientas populares (Google Drive, Slack, etc.). Gestión avanzada de proyectos con enfoque en equipos grandes.

Cuadro comparativo entre las cinco herramientas gratuitas seleccionadas, a partir de las características y los aspectos anteriores:

Cuadro comparativo entre las cinco herramientas De pago, a partir de las características y los aspectos anteriores:

Microsoft Project Planificación avanzada: Permite crear cronogramas detallados, con diagramas de Gantt interactivos y herramientas de asignación de recursos. Integración con Microsoft 365: Se sincroniza con otras herramientas como Excel, Teams y SharePoint, facilitando la colaboración. Gestión de presupuestos: Ayuda a calcular costos de manera precisa, siendo ideal para proyectos grandes o complejos. Uso profesional: Es estándar en muchas industrias y reconocida por su potencia y confiabilidad. Ámbito de uso: Gestión de proyectos de construcción, TI, o cualquier ámbito donde se necesite alta precisión en la planificación.

Asana Premium Gestión visual de tareas: Tableros estilo Kanban, listas y cronogramas que simplifican la organización. Colaboración en tiempo real: Permite a los equipos comentar tareas, asignar responsables y establecer prioridades. Automatización: Flujos de trabajo automatizados para reducir tareas repetitivas. Integración: Compatible con herramientas como Slack, Zoom y Google Workspace. Ámbito de uso: Ideal para startups, agencias creativas y equipos ágiles.

Monday.com Pro Interfaz intuitiva: Su diseño visual permite gestionar proyectos fácilmente, con tableros personalizables. Flexibilidad: Puede adaptarse a múltiples metodologías, como Scrum, Kanban o modelos híbridos. Reportes automáticos: Genera informes en tiempo real sobre el progreso, los recursos y los cuellos de botella. Colaboración: Ideal para equipos remotos, con integración de herramientas de comunicación. Ámbito de uso: Empresas en crecimiento, departamentos de marketing y proyectos interdisciplinarios.

Smartsheet Versatilidad: Combina las funciones de una hoja de cálculo con herramientas avanzadas de gestión de proyectos. Gestión de portafolios: Ofrece una visión global de varios proyectos a la vez. Automatización avanzada: Flujos de trabajo y alertas personalizables. Compatibilidad: Integración con Salesforce, Tableau y Jira. Ámbito de uso: Organizaciones con proyectos complejos, incluidas áreas de ventas, logística y TI.

Jira Software (versión Premium) Metodologías ágiles: Diseñada específicamente para equipos que trabajan con Scrum o Kanban. Rastreo de problemas: Gestión eficiente de incidencias y errores en tiempo real. Escalabilidad: Admite proyectos pequeños y grandes, adaptándose al crecimiento de las empresas. Integración: Compatible con más de 3,000 aplicaciones y herramientas. Ámbito de uso: Ideal para desarrollo de software, TI y proyectos técnicos.

Considerando los resultados de ambos cuadros comparativos, seleccione UNA herramienta gratuita y UNA de pago que usted utilizaría para sus proyectos, y argumente detalladamente su selección.

Herramienta gratuita.

Trello: es una aplicación que te ayuda a gestionar tu proyecto y te ayuda a estar al margen de el es para mi un calendario para tu proyecto.

Herramienta de pago.

Asana premium.

Es una herramienta muy buena para gestionar proyectos. Su flexibilidad y versatilidad la hacen la mejor para organizar y llevar a cabo proyectos de manera eficiente.

Explique detalladamente cómo utilizaría cada una de las dos herramientas en ese proyecto, la gratuita y la de pago.

Para el desarrollo de una pagina web.

Trello:

Yo utilizaría en lo que es la organización del proyecto y tener un ritmo puedo definir las etapas, si tengo algo pendiente del proyecto me lo avisa seria como un asistente.

Asana premium:

Yo la utilizaría al igual con la anterior me organiza el proyecto en ideas y planificación me dirá las tareas pendientes muestra el progreso proporciona formularios y da informes . Para mi es todo escribí lo que me gusto lo que usaría y para que poner un texto grande sin saber nada ni que no sea generado por mi.

Conclusión

Estas herramientas son necesarias y de mucha ayuda para el desarrollo de un proyecto pueden trabajar como un asistente un profesor como lo necesites.

Compañeros del grupo.

Daniel de Jesús Lantigua Vargas 22-SISN-5-012

Emmanuel David Beato villar 22-SISN-5-001

Vanessa Altagracia Abreu Henrique 19-SISN-5-012

Jonathan David Frías Fernández 22-SISN-5-012